Tài liệu hướng dẫn

HDSD - Nhập thông tin danh mục (Có video hướng dẫn)

ĐĂNG NGÀY: 30/01/2021

Người sử dụng có thể tạo mới danh mục tại bất cứ thời điểm nào, trước khi nhập liệu chứng từ hoặc khi đang nhập liệu chứng từ. Sau đây là các bước nhập thông tin danh mục:

I. Tạo mới danh mục khách hàng và nhà cung cấp

II. Tạo mới danh mục mặt hàng

III. Tạo mới đơn vị tính

IV. Tạo mới danh mục tiền tệ

V. Tạo mới danh mục tài khoản ngân hàng

1. Tiền tệ

Nếu doanh nghiệp có phát sinh các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, người sử dụng cần tạo thêm các tiền tệ trong chương trình.
Vào phân hệ Thiết lập\ Thiết lập các tham số kế toán\ Thiết lập chung\ Thêm tiền tệ, nhấn nút Tạo mới;

Danh mục tiền tệ đã được cập nhật đầy đủ trong chương trình, nhấn nút Chọn từ danh sách tiền tệ để chỉ ra loại tiền tệ cần thêm;

Khai báo tài khoản kế toán phải thu, phải trả liên quan đến ngoại tệ mặc định;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

Lưu ý: Người sử dụng có thể ghi nhận tỷ giá hối đoái theo từng ngày để tỷ giá đó được cập nhật tự động vào chứng từ có phát sinh ngoại tệ. Việc cập nhật tỷ giá được thực hiện bằng cách nhấn vào link Tỷ giá hối đoái trong danh mục tiền tệ.

2. Ngân hàng

Vào phân hệ Tiền gửi/Tiền mặt\ Ngân hàng, nhấn nút Tạo mới;

Nhập Tên gọi ngân hàng và chỉ ra Tên mẫu in ủy nhiệm chi tương ứng với ngân hàng đó;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

3. Tài khoản ngân hàng

Vào phân hệ Tiền gửi/Tiền mặt\ Tài khoản ngân hàng, nhấn nút Tạo mới;
Chọn Chủ tài khoản là Doanh nghiệp của chúng ta hoặc Đối tác (Nhà cung cấp/ Khách hàng);

Khai báo thông tin về Đối tác (Nếu chủ tài khoản là Khách hàng hoặc Nhà cung cấp), Số tài khoản, Ngân hàng, Tiền tệ;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

4. Đối tác (Khách hàng, nhà cung cấp)

Vào phân hệ Chính\ Đối tác, nhấn nút Tạo mới;

Khai báo thông tin về đối tác: Pháp nhân/Cá nhân, Tên, Mã số thuế, Địa chỉ pháp nhân, Địa chỉ thực tế…;
Phân loại đối tác là Khách hàng hoặc Nhà cung cấp bằng cách tích chọn hộp kiểm tương ứng;
Ngoài ra, khi tạo đối tác xong, người sử dụng có thể tạo ngay Hợp đồng (trường hợp phát sinh công nợ liên quan đến ngoại tệ) và Tài khoản ngân hàng của đối tác (nếu cần) bằng cách nhấn vào đường link Hợp đồng hoặc Tài khoản ngân hàng sau khi Ghi lại đối tác;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

5. Hợp đồng

Chương trình theo dõi công nợ theo hợp đồng đối với những trường hợp phát sinh công nợ liên quan đến ngoại tệ (bắt buộc) hoặc công nợ theo VND trường hợp người sử dụng tích chọn hộp kiểm Các khoản phải thu (phải trả) theo hợp đồng và chứng từ. Thao tác tạo mới hợp đồng có thể thực hiện bằng nhiều cách:

Cách 1: Khai báo trong danh mục Đối tác:

Vào phân hệ Chính\ Đối tác, tìm kiếm đối tác cần tạo hợp đồng;
Trên cửa sổ Đối tác, nhấn vào link Hợp đồng, nhấn nút Tạo mới
Khai báo thông tin về hợp đồng : Tên gọi, Số, Ngày, Số tiền, Tiền tệ, Điều khoản thanh toán, Ngày hết hạn, Diễn giải…;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

Cách 2: Khai báo trực tiếp từ danh mục Hợp đồng:

Vào phân hệ Tiền gửi/Tiền mặt\ Hợp đồng, nhấn nút Tạo mới;
Khai báo thông tin về hợp đồng : Tên gọi, Đối tác (Khách hàng hoặc Nhà cung cấp), Số, Ngày, Số tiền, Tiền tệ, Điều khoản thanh toán, Ngày hết hạn, Diễn giải…;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

6. Mặt hàng

Vào phân hệ Chính\ Mặt hàng, nhấn nút Tạo mới;

Khai báo thông tin về mặt hàng: Kiểu mặt hàng, Tên gọi, mã SKU, Đơn giá, Vụ việc, Lớp trên (nhóm hàng), Đơn vị tính…;
Các thông tin về tài khoản hạch toán, thuế suất thuế GTGT đã được chương trình đưa ra tự động, người sử dụng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa tùy ý;
Trường hợp Kiểu mặt hàng là Thành phẩm, người sử dụng có thể thiết lập định mức sản xuất cho thành phẩm ngay tại danh mục này bằng cách nhấn vào link Thành phần chi tiết sau khi Ghi lại mặt hàng;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

7. Dạng giá

Chương trình cho phép xây dựng nhiều dạng giá bán như dạng giá bán buôn, giá bán lẻ…

Vào phân hệ Bán hàng\ Dạng giá, nhấn nút Tạo mới;
Nhập Tên gọi của dạng giá;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

8. Người lao động

Vào phân hệ Tiền lương\ Người lao động, nhấn nút Tạo mới;

Khai báo các thông tin về người lao động: Tên, ID cá nhân (Mã số thuế cá nhân hoặc số CTM hoặc Thẻ căn cước), Giới tính, Ngày sinh, Địa chỉ…;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

Lưu ý: Trường hợp có quản lý tính lương và lịch sử làm việc của người lao động trong chương trình, cần khai báo các thông tin về lương cũng như ngày tiếp nhận vào làm việc, bộ phận, chức vụ… (Thao tác này được hướng dẫn cụ thể trong quy trình Tiền lương).

9. Kho bãi

Vào phân hệ Hàng tồn kho\ Kho bãi, nhấn nút Tạo mới;

Khai báo các thông tin liên quan đến kho: Tên gọi, Thủ kho, Địa chỉ, Điện thoại…;
Sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

10. Vụ việc

Khái niệm Vụ việc trong chương trình được hiểu là đối tượng tập hợp chi phí. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, xây lắp và cung cấp dịch vụ, danh mục Vụ việc rất quan trọng.

Vào phân hệ Chính\ Vụ việc, nhấn nút Tạo mới;

Khai báo Tên gọi, sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

11. Bộ phận

Vào phân hệ Tiền lương\ Bộ phận, nhấn nút Tạo mới;

Khai báo Tên gọi, sau đó nhấn Ghi lại và đóng.

Trường hợp doanh nghiệp có thực hiện tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, có thể thiết lập phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung ngay tại danh mục Bộ phận bằng cách nhấn vào link Phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung sau khi thực hiện Ghi lại bộ phận.

12. Phí ngân hàng

Khi doanh nghiệp thực hiện chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng, thông thường sẽ phát sinh một khoản phí chuyển tiền đi kèm. Chương trình cho phép khai báo và hạch toán khoản phí ngân hàng ngay tại thời điểm chuyển tiền đi. Danh mục Phí ngân hàng sẽ được khai báo sẵn và chi tiết cho từng ngân hàng.

Vào phân hệ Tiền gửi/Tiền mặt\ Phí ngân hàng, nhấn nút Tạo mới;

Khai báo thông tin liên quan đến Phí ngân hàng: Tên gọi khoản phí, Ngân hàng, Tài khoản chi phí…;
Sau đó nhấn nút Ghi lại và đóng.

13. Người sử dụng và phân quyền

Vào phân hệ Thiết lập\ Người sử dụng, nhấn nút Tạo mới;

Khai báo thông tin liên quan đến người sử dụng: Họ và tên, Tên (để đăng nhập), Mật khẩu, Ngôn ngữ…;
Sau đó nhấn Ghi lại và nhấn vào đường link Quyền truy cập để phân quyền cho người sử dụng;

Tại mục Quyền truy cập, chương trình cho phép thiết lập quyền theo từng phân hệ. Và có bốn loại quyền được sử dụng cho mỗi phân hệ:

Quyền Xem: Người sử dụng có thể xem nội dung đối tượng (danh mục, chứng từ) trong phân hệ được chọn;
Quyền Thêm: Người sử dụng có thể tạo mới đối tượng (danh mục, chứng từ) trong phân hệ được chọn;
Quyền Thay đổi: Người sử dụng có thể sửa lại chứng từ đã ghi sổ trong phân hệ được chọn;
Quyền Xóa: Người sử dụng có thể xóa đối tượng (danh mục, chứng từ) trong phân hệ được chọn;
Quyền Toàn quyền sẽ có đầy đủ các quyền thao tác như trên và ngoài ra sẽ có quyền sử dụng một số công cụ như Đánh lại số chứng từ, Đặt ngày cấm thay đổi dữ liệu, Xóa các đối tượng có đánh dấu xóa…;
Quyền Xóa hóa đơn (hóa đơn điện tử) được đặt tách biệt và không nằm trong Toàn quyền, nhằm phân định rõ vai trò trách nhiệm, vì trên thực tế, người sử dụng có Toàn quyền chưa chắc là người có quyền Xóa hóa đơn.