Tài liệu hướng dẫn

HDSD - Thiết lập ban đầu (Có video hướng dẫn)

ĐĂNG NGÀY: 31/01/2021

Các bước thiết lập ban đầu để có thể tiến hành sử dụng phần mềm kế toán AccountingSuite

Để bắt đầu làm việc với chương trình, trước tiên, người sử dụng cần khai báo các tham số ban đầu. Vào menu Thiết lập, chọn Thiết lập các tham số kế toán

Nhập thông tin doanh nghiệp:

Tại bước Thiết lập chung, khai báo các thông tin sau:

Chọn thông tư kế toán áp dụng: khi đó chương trình sẽ tự sinh ra hệ thống tài khoản tương ứng với thông tư được chọn;
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng ngoại tệ, tích vào hộp kiểm Nhiều tiền tệ, và tạo mới các loại ngoại tệ sử dụng;
Lựa chọn hình thức quản lý hóa đơn GTGT đầu ra: quản lý hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử và lập Thông báo phát hành hóa đơn tương ứng. Nếu chọn hóa đơn điện tử, cần khai báo tham số kết nối đến nhà cung cấp hóa đơn điện tử;
Lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho: lựa chọn một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền cuối kỳ, Bình quân sau mỗi lần nhập, Nhập trước xuất trước, Thực tế đích danh (Trường hợp sử dụng phương pháp thực tế đích danh thì người sử dụng tích chọn thêm hộp kiểm Tính năng chỉ ra lô hàng bằng cách thủ công);
Hộp kiểm Tự động tính giá vốn hàng bán và thu nhập cho phép tính toán giá vốn hàng bán bằng cách tạo và kết chuyển tự động chứng từ Đóng tháng (Xác định kết quả kinh doanh);
Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp sẽ được thiết lập mặc định 20%, người sử dụng có thể thay đổi giá trị này tùy theo thực tế phát sinh tại doanh nghiệp;
Lựa chọn việc hiển thị số lượng chữ số phần thập phân của trường Số lượng, Đơn giá và Thành tiền trong chứng từ.

Tại bước thiết lập Bán hàng:

Nếu doanh nghiệp có phát sinh ghi nhận chiết khấu, giảm giá trong chứng từ Hóa đơn bán hàng, tích chọn hộp kiểm Sử dụng chiết khấu thủ công;
Nếu doanh nghiệp muốn theo dõi, đặt bảng giá bán mặt hàng, thiết lập nhiều dạng giá (giá bán buôn, giá bán lẻ…) cho từng mặt hàng, tích chọn hộp kiểm Sử dụng chính sách giá;
Nếu doanh nghiệp muốn quản lý công nợ phải thu chi tiết theo từng hợp đồng và từng chứng từ phát sinh, tích chọn hộp kiểm Các khoản phải thu theo hợp đồng và chứng từ;
Nếu doanh nghiệp có phát sinh quy trình Ký gửi đại lý, tích chọn hộp kiểm Sử dụng bán hàng ký gửi;
Trường hợp doanh nghiệp cần quản lý đến bao bì sản phẩm bán ra (vỏ gas, vỏ chai…), tích chọn hộp kiểm Sử dụng hạch toán bao bì luân chuyển;
Trường hợp doanh nghiệp muốn theo dõi và tự động phân bổ các khoản doanh thu chưa thực hiện, tích chọn hộp kiểm Sử dụng doanh thu chưa thực hiện;
Nếu quy trình bán hàng của doanh nghiệp xuất phát từ khâu Báo giá đến xuất Hóa đơn bán hàng thì tích chọn Sử dụng báo giá.

Tại bước thiết lập Bán lẻ:

Nếu doanh nghiệp có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch bán lẻ (POS), tích vào hộp kiểm Sử dụng bán lẻ;
Chương trình sẽ tạo tự động đối tượng Khách lẻ được ghi nhận mặc định trong các phiếu tính tiền trường hợp thu ngân bán hàng không theo dõi thông tin khách hàng;
Chương trình Marketing: người sử dụng có thể thiết lập các chương trình giảm giá, quà tặng chạy tự động với thời hạn đưa ra cụ thể;
Thiết bị kết nối: chương trình cho phép kết nối đến các thiết bị hỗ trợ bán hàng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn…
Trường hợp thu ngân muốn in phiếu tự động ngay sau khi tạo, có thể tích vào hộp kiểm In phiếu ngay sau khi tạo;
Nếu muốn hiển thị một số mặt hàng hay bán trên bàn làm việc của thu ngân, người sử dụng có thể khai báo danh sách các mặt hàng đó trong Hàng hóa được chọn (phù hợp với cửa hàng có phát sinh ít loại mặt hàng).
Trên bàn làm việc Quầy thu ngân, người sử dụng có thể thiết lập hiển thị hoặc không hiển thị Mã hàng hóa và Mã SKU;

Tại bước thiết lập Hàng tồn kho:

Chỉ ra đơn vị tính thường xuyên sử dụng trong trường Đơn vị tính mặc định, tại đây, chương trình đang để Đơn vị tính mặc định là Cái, người sử dụng có thể thay đổi nếu cần;
Nếu doanh nghiệp quản lý hàng hóa, vật tư trên nhiều kho, tích vào hộp kiểm Sử dụng nhiều kho;
Nếu doanh nghiệp cần quản lý hàng tồn kho đặc thù có seri (đồ điện tử…), lô, hạn sử dụng (thực phẩm, thuốc…), tích chọn hộp kiểm Quản lý hàng hóa theo lô, seri, hạn sử dụng. Trường hợp muốn áp dụng phương pháp quản lý hàng hết hạn trước xuất trước, tích chọn hộp kiểm Điền lô theo FEFO;
Nếu doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ đóng bộ, tách bộ hàng hóa, vật tư, tích vào hộp kiểm Đóng bộ;
Nếu doanh nghiệp cho phép thực hiện xuất vật tư vượt quá số lượng tồn trong kho, tích vào hộp kiểm Cho phép xuất âm.

Tại bước thiết lập Mua hàng:

Nếu doanh nghiệp muốn quản lý công nợ phải trả chi tiết theo từng hợp đồng và từng chứng từ phát sinh, tích chọn hộp kiểm Các khoản phải trả theo hợp đồng và chứng từ;
Nếu doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hóa, tích vào hộp kiểm Kế toán hàng hóa nhập khẩu;
Trường hợp doanh nghiệp cần quản lý đến bao bì sản phẩm mua vào (vỏ gas, vỏ chai…), tích chọn hộp kiểm Sử dụng hạch toán bao bì luân chuyển.

Tại bước thiết lập Tiền lương:

Nếu doanh nghiệp muốn quản lý tính lương và lịch sử người lao động, lần lượt tích vào hộp kiểm Sử dụng tính lương và Sử dụng lịch sử làm việc.
Trường hợp kế toán muốn hạch toán lương của nhiều người lao động thuộc các bộ phận khác nhau trong cùng một bảng, tích vào hộp kiểm Sử dụng bộ phận trong phần bảng;
Các tham số về Tỷ lệ đóng bảo hiểm, Biểu thuế lũy tiến từng phần (thuế TNCN), Mức giảm trừ gia cảnh… đều được thiết lập sẵn theo quy định hiện hành.

Tại bước thiết lập Tài sản:

Nếu doanh nghiệp có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước, lần lượt tích vào các hộp kiểm Sử dụng tài sản cố định và Sử dụng chi phí trả trước.

Tại bước thiết lập Tính giá thành:

Nếu doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất, xây lắp hoặc cung cấp dịch vụ, tích vào hộp kiểm Sử dụng tính giá thành để quản lý giá thành của thành phẩm, dịch vụ, công trình xây lắp…;
Nếu doanh nghiệp có phát sinh nhiều phân xưởng, bộ phận và tập hợp chi phí riêng cho từng bộ phận, tích vào hộp kiểm Kế toán chi phí theo bộ phận;
Nếu doanh nghiệp muốn tập hợp chi phí chi tiết cho từng thành phẩm sản xuất ra, tích vào hộp kiểm Chi phí sản xuất chi tiết cho từng thành phẩm;
Đối với các doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ nhận gia công hoặc đi thuê gia công, tích vào hộp kiểm Hạch toán gia công sản xuất.
Đối với trường hợp nhiều thành phẩm thuộc cùng một đối tượng tập hợp chi phí (vụ việc), cần thiết lập cơ sở phân bổ chi phí sản xuất cho các thành phẩm đó trong phần Cơ sở phân bổ chi phí sản xuất cho thành phẩm.
Tùy chỉnh phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung trong phần Phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung;

Tại thiết lập tùy chọn Tài khoản mặc định, hiển thị toàn bộ các tài khoản kế toán đã được thiết lập mặc định trong chương trình:

Tại thẻ thông tin Tiện ích, hiển thị các công cụ hỗ trợ trong quá trình sử dụng phần mềm: công cụ Đánh lại số chứng từ hàng loạt, Kết nhập dữ liệu từ Excel, Nhóm thay đổi mục tin…

Thẻ Ứng dụng di động hướng dẫn người sử dụng cách thêm dữ liệu online vào ứng dụng trên điện thoại hoặc máy tính bảng;

Tại thẻ Hỗ trợ:

Hiển thị thông tin về phiên bản hiện tại của dữ liệu và tổng hợp các điểm mới cập nhật tính đến phiên bản hiện tại.
Để thực hiện tính năng cập nhật cấu hình tự động, tích chọn hộp kiểm Kiểm tra cập nhật khi khởi động;
Hiển thị các thông tin liên hệ hỗ trợ sử dụng phần mềm;