SỐ HÓA, ỨNG DỤNG SỐ, CHUYỂN ĐỔI SỐ KHÁC NHAU NHƯ THẾ NÀO?

Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu sự khác biệt giữa số hóa (digitization), ứng dụng số (digitalization) và chuyển đổi số (digital transformation) và những khái niệm này sẽ tác động thế nào đến doanh nghiệp của bạn.

Kỹ thuật số đang thống trị thời đại ngày nay. Các công ty, tổ chức hầu như sẽ không thể tồn tại lâu dài nếu không chấp nhận nó. Từ thư tay truyền thống đến email, điện thoại bàn đến điện thoại thông minh và từ D.I.Y đến AI, bối cảnh kỹ thuật số đang không ngừng phát triển. Kỷ nguyên số đã tạo ra những khái niệm trước đây thậm chí còn chưa được nghĩ đến. Những khái niệm này được đưa ra nhằm mục đích mô tả hiện thực mà chúng ta đang sống và điều hành kinh doanh. Ba trong số đó bao gồm: số hóa, ứng dụng số và chuyển đổi kỹ thuật số. Thường được sử dụng thay thế cho nhau, rất khó để xác định sự khác biệt giữa chúng. Tuy nhiên, điều thực sự quan trọng đối với nhóm phát triển kinh doanh của doanh nghiệp là có thể biết được sự khác biệt khi họ muốn nắm bắt chúng trong hành trình công nghệ của mình. Trong bài viết này, hãy cùng giải mã ba khái niệm này và tìm hiểu cách chúng có thể tác động đến doanh nghiệp của bạn.

1. Số hóa (Digitization): Bước khởi đầu

Được định nghĩa bởi Gartner (Công ty tư vấn và nghiên cứu công nghệ hàng đầu thế giới), số hóa là quá trình thay đổi từ dạng tương tự (analog) sang dạng kỹ thuật số, còn được gọi là “digital enablement”. Nói cách khác, số hóa là chuyển hóa một quá trình analog thành một dạng kỹ thuật số mà không có bất kỳ thay đổi nào về mặt thực thể đối với chính quá trình đó.

Đây là bước đầu tiên của doanh nghiệp trong việc tạo ra giá trị trong dữ liệu số hóa sẵn sàng được phân tích. Nó cũng giúp lưu trữ một số lượng lớn các tài liệu có ý nghĩa, hồ sơ lịch sử và tác phẩm nghệ thuật quý giá khỏi bị phá hủy và lãng quên. Bằng cách có tất cả thông tin (kể cả thông tin mật/nhạy cảm) ở định dạng kỹ thuật số, nguy cơ vi phạm bảo mật sẽ giảm xuống. Công nghệ mã hóa và truy tìm cũng có thể được triển khai ở đây để cung cấp thêm các lớp bảo vệ. Nhiều lĩnh vực phải lưu trữ một khối lượng rất lớn các tài liệu và tốn nhiều giấy mực trong quy trình, chẳng hạn như bảo hiểm, thế chấp, tài chính và chăm sóc sức khỏe; số hóa các biểu mẫu và quy trình sẽ giúp những lĩnh vực này tiết kiệm chi phí cũng như gia tăng hiệu quả trong tương lai.
Hơn nữa, các sự kiện gần như  đại dịch Covid-19 dẫn đến toàn bộ lực lượng lao động phải làm việc tại nhà. Và các lĩnh vực và doanh nghiệp phụ thuộc vào giấy tờ  thực sự gặp khó khăn khi họ không còn kiểm soát được nhân viên của mình đang phụ trách việc gì, tài liệu ở đâu và quy trình xử lý chúng như thế nào.

2. Ứng dụng số (Digitalization): Dịch chuyển lên điện toán đám mây

Hiện nay, có lẽ thứ được tranh luận nhiều nhất là định nghĩa của Ứng dụng số (Digitalization). Theo Gartner, chúng ta có thể định nghĩa nó là việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số để thay đổi mô hình kinh doanh và tạo ra các cơ hội cung cấp các giá trị và nguồn doanh thu mới. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng dữ liệu số hóa của họ. Thông qua các công nghệ tiên tiến, các doanh nghiệp có thể khám phá các tiềm năng của dữ liệu số đã qua xử lý và giúp họ đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. Chúng có thể bao gồm: cải tiến quy trình kinh doanh nội bộ lẫn bên ngoài, đạt hiệu quả cao hơn trong các lĩnh vực khác nhau, cho phép nhân viên truy cập vào dữ liệu cần thiết, cung cấp khả năng nắm bắt tốt hơn về các nhóm mục tiêu và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Một ví dụ đặc biệt tuyệt vời về số hóa là các tổ chức có thể dịch chuyển các quy trình kinh doanh của họ lên Cloud (dịch vụ, nền tảng điện toán đám mây).Ngày càng có nhiều doanh nghiệp hướng tới hạ tầng từ xa để làm chủ số hóa. Một trong nhưng ứng dụng của Ứng dụng số chính là xu hướng Làm việc từ xa (Work from Home) trong suốt năm 2021, các doanh nghiệp đã chứng minh được rằng mình vẫn có thể hoạt động hiệu quả trong suốt thời gian dịch bệnh diễn ra căng thẳng. Với cổng thông tin tập trung thông qua Điện toán đám mây, toàn bộ lực lượng lao động, thậm chí trên toàn cầu, có thể cộng tác hiệu quả như thể họ ở ngay cạnh nhau tại nơi làm việc.

3. Chuyển đổi số (Digital Transformation): Chìa khóa cho sự phát triển doanh nghiệp thông qua phát triển phần mềm

Theo Gartner chuyển đổi số có thể đề cập đến bất cứ điều gì từ hiện đại hóa Công nghệ Thông tin, ví dụ như:  Điện toán đám mây, đến tối ưu hóa nền tảng kỹ thuật số, hay việc phát minh ra các mô hình kinh doanh số mới. Cụ thể, đây là quá trình hưởng lợi hoàn toàn từ tiềm năng kỹ thuật số đối với một doanh nghiệp. Đó là một sự thay đổi phức tạp đối với một doanh nghiệp, ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh, bao gồm mô hình, quy trình nội bộ và bên ngoài, quản lý ở tất cả các cấp, cũng như các sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Một phần quan trọng để đạt được chuyển đổi kỹ thuật số liền mạch là thông qua phát triển phần mềm. Có thể tận dụng những phát triển mới nhất trong công nghệ là một lợi thế cho các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành có nhiều sự cạnh tranh (F&B, FMCG, Xuất nhập khẩu,...). Nhưng các công nghệ mới cũng gây khó khăn và thường là rào cản đối với chuyển đổi kỹ thuật số khi phần lớn hệ thống vận hành vẫn đang theo quy trình cũ đã được áp dụng trong nhiều thập niên. Các doanh nghiệp có thể xem xét để đánh giá chính xác mục tiêu chiến lược của mình là gì và triển khai phần mềm phù hợp sẽ giúp mình đạt được kết quả cao. Các doanh nghiệp cũng nên đảm bảo rằng công nghệ mà họ lựa chọn được trang bị phần mềm bền vững sẽ liên tục được cập nhật được những tiến bộ mới nhất để đáp ứng các yêu cầu của thị trường trong một thời  

Sử dụng phần mềm số hóa từ công ty phát triển phần mềm (như 1C Việt Nam) là một trong các cách để xây dựng các kỹ năng cho nhân viên và cải thiện doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Trên thực tế, theo nghiên cứu của Gartner đã chỉ ra rằng tình trạng thiếu kỹ năng là một trong những là đầu tư vào nhân viên của công ty với việc đào tạo và chuẩn bị cho những thách thức mới liên quan đến quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp đưa ra các quyết định sáng suốt trong giai đoạn đầu của quá trình dịch chuyển mà còn đảm bảo các doanh nghiệp có thể học cách tận dụng tối đa lợi ích từ chuyển đổi số  trong dài hạn tốt hơn.

Một mối quan hệ đối tác chiến lược với các nhà phát triển phần mềm cho phép các doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp cao hơn.

4. Chuẩn bị cho tương lai

Bất chấp những thách thức do đại dịch gây ra, tương lai sẽ vẫn còn nhiều xáo trộn. Các doanh nghiệp giờ đây có thể tìm cách phát triển từ công nghệ và nắm lấy các chiến lược kỹ thuật số khác nhau bằng cách xem xét ứng dụng phần mềm nào phù hợp với mình để duy trì một quỹ đạo ổn định giúp doanh nghiệp phát triển.

Cho dù đó là bước đầu tiên để số hóa các tài liệu analog, ứng dụng số thông qua việc dịch chuyển lên đám mây hay chuyển đổi số thông qua phát triển phần mềm, bối cảnh kỹ thuật số đang không ngừng phát triển và đã đến lúc phải đầu tư. Khai thác tiềm năng của nền kinh tế số sẽ là điều cần thiết trong quá trình phục hồi của các doanh nghiệp trong tương lai gần. Đó sẽ là mấu chốt để định hình tương lai của doanh nghiệp trong thời điểm hiện nay.

Tổng hợp